In de bouw is document management enorm belangrijk. Heb je wel de laatste versie van een document? Deze vraag kan enorm belangrijk zijn in jouw bouwprojecten. Met een goed document management systeem zal het antwoord ja zijn op deze vraag. Documentbeheer is een essentieel begrip. Het is namelijk belangrijk dat je altijd de nieuwst versie van documenten hebben. Dit is vooral noodzakelijk tijdens taken waar meerdere mensen op hetzelfde moment in een document werken. Op deze manier voorkom je dat er informatie in het document mist. Ook is documentbeheer handig om grote bestanden eenvoudig te beheren en te delen met anderen.

Het belang in de bouw

Vooral in de bouw is document management enorm belangrijk. Als partijleider heb je namelijk met veel verschillende partijen te maken. Hierin is dus veel samenwerking en je wilt dat de verschillende betrokkenen toegang hebben tot de juiste documenten en mappen. Met een goed management systeem is makkelijk te zien wie wat wanneer geplaatst heeft. Dit kan veel discussies voorkomen. Hiernaast kan iedereen in de laatste versies van een document werken. Het is dus een slimmere manier van werken.

Software kiezen

Bij documentbeheer kan je kiezen uit verschillende softwarepakketten. Zo heb je een algemeen DMs, maar kan je ook kiezen voor een software die specifiek gericht is op de bouw. Dit heeft drie belangrijke voordelen:

• Functionaliteiten en workflows toegespitst op projecten in de bouw
• Specifieke features voor de bouw
• Betere communicatie en advies

Belangrijke functionaliteiten

Bij het kiezen van de juiste software zijn er een aantal essentiële zaken die niet mogen ontbreken:

• Toegang tot bepaalde mappen en documenten voor zowel externen als internen
• Bereikbaarheid van de cloud van waar en wanneer je het wilt
• Digitaal stempelen en ondertekenen van brieven
• Automatische versiebeheer en controle
• Vastleggen van datum en tijd
• Geïntegreerde workflows toegespitst op bouwprojecten
• Goede beveiliging

Een van de goede document management software is die van Prostream. Op https://www.prostream.app/ vindt je alles wat je moet weten over deze applicatie. Het is de ideale documentbeheer voor jouw bouwprojecten.

Meer blogs met handige tips voor ondernemers lezen? Kijk dan hier.