Vrijwel elke ondernemer krijgt er vroeg of laat mee te maken: het opstellen en versturen van facturen. De ene ondernemer stuurt maandelijks een handjevol facturen naar een aantal klanten. De andere ondernemer stuurt er misschien wel meer dan 100 per maand. Hoe jouw facturenadministratie er ook uit ziet, een factuur moet altijd kloppen. De belastingdienst heeft namelijk strikte richtlijnen waaraan jouw factuur moet voldoen. Daarnaast is het voor jouw klant ook heel prettig om duidelijke informatie te ontvangen.
Hoe ziet een goede factuur eruit? We behandelen de belangrijkste eisen voor een factuur hieronder:
De inhoud van een factuur
Het opstellen van facturen is iets wat altijd blijft terugkomen en daarom is het goed om te weten wat de richtlijnen hiervoor zijn. De financiën zijn een belangrijk deel van ondernemerschap, of je nu wilt of niet. Je wilt natuurlijk dat jouw facturenadministratie volledig klopt en de factuur er ook nog eens goed en strak uitziet. Naast de vormgeving is dus de inhoud des te belangrijk. Zo ben je er zeker van dat je voldoet aan de minimale eisen van de Belastingdienst. Wat moet er minimaal op een factuur staan?
Minimale eisen van een factuur
Zaken die in ieder geval op een factuur moeten staan is jouw volledige naam, de naam van je bedrijf en de naam en het adres van de klant. Maar ook het btw-nummer en het KvK-nummer van je bedrijf moeten op de factuur komen. De overige minimale eisen vind je hieronder:
- Verzenddatum van de factuur en het factuurnummer
- De dienst of goederen die je geleverd hebt (inclusief het aantal of aantal uren)
- Leverdatum van de goederen of diensten
- De prijs van de dienst (exclusief btw)
- De btw-prijs in euro’s
Aanvullende gegevens op de factuur
Door de bovenstaande richtlijnen aan te houden voldoe je aan de eisen van de belastingdienst. Toch zijn er verschillende zaken die niet verplicht zijn, maar wel handig zijn om je geld zonder problemen zo snel mogelijk te ontvangen:
- Het logo en anders natuurlijk in ieder geval de naam van je bedrijf;
- Telefoonnummer en eventueel andere contactgegevens, zodat klanten kunnen bellen;
- De betalingstermijn. Dit kan een specifieke datum zijn en anders duidelijk benoemen vanaf welk tijdstip de termijn loopt;
- Het totaalbedrag van de factuur;
- Het rekeningnummer waar het bedrag naar moet worden overgemaakt. Ook wanneer de betaling iedere maand automatisch verloopt, is het slim dit altijd nog eens te vermelden.
De toevoeging van deze aspecten maakt je factuur nog vollediger. Dit is prettig voor jouw klanten.
Een goede facturenadministratie
Het bijhouden en opstellen van een facturenadministratie is een tijdrovende klus die flink wat accuratesse vraagt. Heb je een handjevol klanten dan lukt het waarschijnlijk nog wel om dit zelf te doen, maar bij een grotere klantengroep kun je hier wellicht wat hulp bij gebruiken. Een administratiekantoor in Utrecht kan jou helpen met het opstellen van een goede facturenadministratie. Hoe houd jij jouw facturenadministratie bij? Doe je dit zelf of laat je dit over aan een professional?
