Telefonie is en blijft een belangrijk communicatiemiddel voor veel bedrijven. Niet alleen voor de communicatie tussen, medewerkers maar ook met contacten buiten de organisatie. En daar komt bij dat veel mensen nog steeds meer waarde hechten aan het praten met een echt persoon dan met een chatbot of een kwartier lang zoeken naar dat ene antwoord in de FAQs op de website. Uiteraard sluit het één het ander niet uit, je klanten kun je via meerdere kanalen voorzien van informatie en hulp, maar verlies zakelijke telefonie niet uit het oog.
Wat heeft de markt van zakelijke telefonie te bieden?
Je wilt voor de producten en diensten die je afneemt natuurlijk de beste prijs betalen. Bij zakelijke telefonie is dat niet anders. Om de meest geschikte telefonieoplossing te vinden adviseren wij om eerst goed voorwerk te doen voordat je telecomleveranciers benadert. Door vooraf goed je wensen en behoeften in kaart te brengen, krijg je een goed vergelijk van welke diensten voor welke prijs je worden aangeboden. Om je op weg te helpen, geven we je een paar punten waar je op kunt letten.
#1 Hoe wil je bereikbaar zijn voor je externe contacten?
Je kunt ervoor kiezen om met een receptioniste te werken die al het inkomend verkeer aanneemt. Hij/zij kan al veel vragen beantwoorden, bellers afhouden en telefoontjes verder in de organisatie distribueren. Je kunt ook kiezen voor een keuzemenu. Dit kan zelfs zo uitgebreid zijn dat je bellers uitkomen bij medewerkers op basis van toegekende kwaliteiten en eigenschappen.
#2 Welke functionaliteiten hebben je werknemers nodig?
In het geval van een receptioniste heb je een zogeheten bedienpost nodig voor het uitvoeren van de werkzaamheden. Een accountmanager die vaak buiten de deur is, zal blij zijn met een vast-mobiel integratie en mensen van de administratie kunnen uit de voeten met alleen de basisfunctionaliteiten. Door inzichtelijk te maken wat je per functie of werkplek nodig hebt, voorkom je dat je betaalt voor functionaliteiten die niet gebruikt zullen worden.
#3 Gebruik van hard- en software
Veel mensen bellen nog altijd aan hun bureau met een vast bureautoestel. Dit kan je voorkeur zijn omdat het voor jou fijner werkt, maar heb je al eens van een softphone gehoord? Hiermee bel je bijvoorbeeld via je laptop. Hiermee krijg je meer ruimte op je bureau en hoef je geen duurdere hardware aan te schaffen.
Omscholen naar ICT-specialist? Lees hier welke trainingen je moet volgen.
#4 Koppeling met andere systemen
In de intro hadden we het er al kort over, maar zijn er systemen die je kan koppelen met telefonie zodat je het werk prettiger en efficiënter kan maken. Werk je met Teams? Dan is een telefonie integratie Teams een goede overweging. Het bevordert het de flexibiliteit en werkgemak van je medewerkers aanzienlijk. Zeker wanneer zij gedeeltelijk thuiswerken.
Succes met het vinden van de meest geschikte telefonieoplossing voor jouw organisatie, hopelijk kan ons blog hier een bijdrage aan leveren.