Ben je op zoek naar een vergaderlocatie voor je bedrijf? Dan heb je verschillende mogelijkheden. Wil je een inspirerende, opvallende of luxe vergaderruimte? Hieronder staan er een paar voor je beschreven om inspiratie op te doen. Zo zorg je ervoor dat vergaderen effectief en inspirerend is.
Het doel van vergaderen
De vergaderlocatie moet natuurlijk aansluiten op het doel van het vergaderen. Bestaat de vergadering uit cursussen en trainingen of is het een nieuwjaarsborrel? Dan heb je mogelijk een andere locatie nodig dan bij een productpresentatie, kick-off meetings of MT overleg. De vergaderruimte laten inspelen op het doel van de vergadering is sfeer bepalend. Een locatie die ervoor zorgt dat het van alle gemakken voorzien is, zorgt ervoor dat er meer aandacht is voor het vergaderen zelf. Let er altijd op dat er genoeg toiletten zijn. Voor een intieme vergadering is een kleinere vergaderlocatie prettig. Wanneer er activiteiten bijkomen kijken moet je weer voor een hele andere locatie kiezen. Een voorbeeld van enkele vergaderlocaties vind je hier.
Hoe vind je de juiste vergaderlocatie?
Makkelijk is het niet om een juiste vergaderlocatie te vinden. Wanneer je er niet meer uitkomt zijn er gelukkig online websites die je daar bij kunnen helpen. Je wilt natuurlijk een vergaderlocatie die centraal staat, zodat het voor alle personen die komen te bereiken is. Je laat ze niet eerst door het hele land rijden voor ze op de vergaderlocatie aankomen. Daarnaast moet je nog rekening houden met de beschikbaarheid van de locatie en met recente informatie. Het kan je veel stress schelen wanneer je doelgericht kan zoeken. Vergaderlocaties vinden in alle soorten en maten door heel het land, doe je hier.
Waar moet je op letten?
Wanneer je een vergaderlocatie zoekt voor je bedrijf, waar moet je dan op letten? Het is handig wanneer je vooraf wat vragen op papier hebt gezet. Je kunt bij het zoeken naar een vergaderruimte dan dingen tegen elkaar afstrepen. Een paar dingen die je af kunt vragen voor je een vergaderlocatie daadwerkelijk gaat huren, zijn de volgende onderwerpen:
- Waar komen de mensen die naar de vergadering komen vandaan?
- Moet het een rustige vergadering worden?
- Wil je teambuilding activiteiten?
- Zijn er voldoende toiletten?
- Is het te bereiken met openbaar vervoer?
- Regelen de bezoekers zelf eetvoorzieningen of is het mogelijk op locatie?
Daarnaast is het natuurlijk belangrijk om te weten hoeveel personen er komen. Wie komen er? Voor topmensen regel je een andere vergaderlocatie dan voor het personeel met teambuilding activiteiten. Sommige personen blijven naar de vergadering overnachten in dezelfde omgeving. Dit telt helemaal wanneer er meerdere dagen wordt vergadert. Daar moet je natuurlijk rekening mee houden; zijn er overnachtingsmogelijkheden in de buurt? Voor meerdere dagen vergaderen moet je ook de vergaderlocatie voor meerdere dagen kunnen huren.
Een laatste checklist om te kunnen gaan vergaderen
Om de meeting goed te laten verlopen, zijn er nog wat zaken waar je rekening mee moet houden. Op deze manier kan iedereen effectief aanwezig zijn. Zo zijn voldoende stroompunten en WiFi een echte must. Zet de belangrijke punten voor jezelf op een rijtje en organiseer een goed verzorgde én effectieve vergadering.
Wil je het grootser aanpakken en een congres plannen? Lees dan dit artikel voor een goede congreslocatie.