Wat mijn boekhoudsoftware was, vroeg één van mijn klanten me vorige week. Na enige verwarring bleek dat hij zijn boekhouding nog steeds op de ouderwetse manier op de computer doet. En dat vond hij hartstikke modern, want hij stamt nog uit de tijd dat de boekhouding echt in boeken werd bijgehouden. Met online boekhouden was hij echter nog niet bekend. Ik heb even wat nadelen moeten uitleggen van het gebruik van software. De kosten van aanschaf, de enorme problemen als de computer crasht, de problemen bij wetswijzigingen. De nadelen waren niet genoeg om hem te overtuigen te stoppen met het gebruik van de software. Dus moest ik even goed de voordelen van online boekhoudprogramma’s op een rijtje zetten.
Online boekhouden: overal toegang tot je boekhouding
Je boekhouding is niet meer vastgelegd in een computer, het staat in de cloud, en daarom is het toegankelijk vanaf elke plek en elke computer als je de juiste inloggegevens hebt. Het maakt niet meer uit wat voor computer of besturingsprogramma je hebt, als je webbrowser maar up to date is. Sommige online boekhoudprogramma’s hebben zelfs apps ontworpen, zodat je zelfs vanaf je smartphone of tablet inzage hebt in je boekhouding.
Leestip: online boekhouden vergelijken – zelfboekhouden.org
Backups
Hoe vaak vergeet je niet een backup te maken van je gegevens? Als je online je boekhouding bij houdt, wordt het opgeslagen in de cloud, en hoef je er nooit meer aan te denken om een backup te maken!
Service
De meeste online boekhoudprogramma’s hanteren het SaaS model: Software as a Service. Ze zien het echt als een dienst die je tijdelijk inhuurt, en de betaling is dan ook per maand of soms per jaar. De kosten zijn niet al te hoog, er zijn geen hoge opstartkosten, en als je een programma kiest kun je na het afsluiten van het abonnement direct aan de slag. De programma’s hebben ook meestal een deskundige helpdesk die direct voor je klaar staat. Een echte dienst dus, die je inhuurt, en geen software die je aanschaft.
Aanbevolen: Exact, informer of e-boekhouden? | Zelfboekhouden.org
Veiligheid
Online boekhoudprogramma’s weten hoe belangrijk het is dat je boekhouding niet zomaar openbaar wordt. Ze passen daarom de meest recente en de beste voorzorgsmaatregelen toe. Je gegevens wordt altijd via een veilige verbinding gecodeerd doorgestuurd naar de cloud.
Updates
Stel er moet iets aan het programma veranderd worden, omdat de wetgeving is veranderd of omdat er een probleempje is ontdekt. Je ontvangt dan geen extra cd-rom meer via de post om vervolgens zelf de software aan te passen. In plaats daarvan wijzigt de leverancier de gegevens op de server, waardoor je zelf niets meer hoeft te doen en vaak zelfs niet eens merkt dat het programma is geüpdate.
Dit is natuurlijk een veel uitgebreidere uitleg van de voordelen die ik aan mijn klant gegeven heb, maar zelfs een kortere uitleg was gelukkig al voldoende. Eigenlijk toen ik vertelde over de backups die hij niet meer zou hoeven maken, was hij al om. Financieel wil je natuurlijk alles netjes en op orde hebben binnen je bedrijf. Dus tegen iedereen die nog niet aan online boekhouden doet, zou ik zeggen: begin er vandaag nog mee. Er zijn geen instapkosten, de maandelijkse kosten zijn laag, en als je twijfelt maak je gebruik van de gratis proefperiode om te zien of het iets is voor jou. Ik zie geen reden om niet over te stappen naar online boekhouding!
