Als jij verantwoordelijk bent voor de organisatie ervan, weet je het waarschijnlijk al: congressen maken de verbinding tussen een organisatie of branche en relaties of belanghebbenden. Ze kunnen dienen om informatie uit te wisselen, een doelgroep te overtuigen of partnerschappen te vormen. Het organiseren van zo’n congres heeft best wat voeten in de aarde, maar hoeft geen hoofdpijn op te leveren als je deze ultieme checklist volgt.
1. Vroegtijdig voorbereiden
Begin (vroegtijdig) bij het begin. Bepaal eerst het doel, en dan de doelgroep die centraal staat tijdens het congres. Wat wil je bereiken en hoe wil je dit doen? Het evenement ontwerpen naar de doelgroep is belangrijk: zo kun je de juiste locatie en catering kiezen. Stel je doelgroep tijdig op de hoogte van het congres en vraag om officiële aanmeldingen, zodat je een inschatting kunt maken van het aantal aanwezigen. Wijs ze vooral op de voordelen die hun aanwezigheid zal opleveren!
2. Delegeren kun je leren
Ga na of het mogelijk is het congres intern te regelen, of dat je de organisatie van het congres beter kunt uitbesteden – gelet op expertise, tijd en budget. Tijdens het congres zul je van alles te doen hebben, zoals contact leggen met potentiële klanten en vragen stellen of beantwoorden. Zorg er dus voor dat je anderen aan het werk kunt zetten, zodat jullie samen de doelstellingen kunnen behalen die je gesteld hebt. Het scheelt veel werk als je ervoor kiest een congres te laten organiseren door een evenementencomplex en facilitair partner.
3. De perfecte locatie
Een fijne locatie die bij het congres en de doelgroep past, zal een positief effect hebben op de bezoekers en dus op de resultaten. Let op zaken als sfeer, voldoende ruimte (en stoelen), bereikbaarheid en parkeergelegenheid, technische mogelijkheden en sanitaire voorzieningen.
4. Het congres: een succes
Een gevarieerd programma houdt bezoekers geboeid: kies naast voor lezingen ook voor video’s, muziek, workshops of een BN’er als dagvoorzitter. Stem de invulling af met de eventmanagers van de congreslocatie, aangezien de meeste locaties verschillende mogelijkheden bieden op het gebied van catering, technische ondersteuning en dergelijke. Zorg op de dag van het congres voor een duidelijke briefing en rolverdeling, en maak een draaiboek.
5. Evaluatie van prestatie
Het laatste punt, maar zeker niet het minst belangrijke, is het evalueren van het congres. Is je doelstelling behaald? Je kunt leren van zowel slechte als goede ervaringen, voor een volgend congres. Stuur ook bedankbrieven naar sprekers, leveranciers en bezoekers. Tijdens het congres zelf heb je als het goed is flink genetwerkt, dus neem na afloop even persoonlijk contact op met potentiële klanten. Succes!
