Er zijn veel soorten workforce management software die je helpen je organisatie beter te managen. Zo is retail planning software erg handig, en wordt dan ook door steeds meer retailzaken gebruikt om een goede personeelsplanning te maken en zo kosten te besparen. Maar er is ook een specifieke versie voor Klant Contact Centers. Deze heeft natuurlijk weer een ander doel en andere mogelijkheden. Wat deze software precies is en waarom iedere organisatie dit kan gebruiken, lees je hier.
Wat is Workforce Management software?
Workforce Management software is simpelweg een softwareprogramma dat je helpt bij het maken van roosters en het inplannen van personeel. Je krijgt zo een duidelijk overzicht van het aantal mensen dat je nodig hebt op welk moment, en hoe je iedereen zo efficiënt mogelijk in kunt zetten. Zo zit je nooit met 3 uitzendkrachten terwijl je er eigenlijk 6 nodig hebt, of wanneer je juist amper werk hebt liggen.
Waarom is Workforce Management belangrijk?
Helaas wordt er bij veel (kleine) bedrijven niet veel nagedacht over de planning. Men is vaak bang om te weinig personeel te hebben, dus wordt iedereen maar gewoon ingepland. Het probleem hiervan is dat je best veel geld verliest, omdat 3 mensen bijvoorbeeld genoeg zijn voor het werk dat er de komende dag ligt, terwijl er 4 op het rooster staan. Wanneer je oproepkrachten hebt is dit natuurlijk helemaal een dure grap.
Maar de software zorgt ook voor tevreden medewerkers. Het is nu veel simpeler om het rooster aan te passen op hun privéleven. Wil iemand op woensdagmiddag vrij voor een tandartsafspraak? Eerst zou je ‘nee’ zeggen, omdat je geen tijd en zin heb om heel de planning om te gooien. Nu zeg je meteen ‘prima’ omdat alles in een handomdraai aangepast is.
Nog een belangrijk punt om over na te denken is het voordeel voor je klanten. Je zou denken dat de software die je gebruikt geen invloed heeft op de tevredenheid van je klanten of gasten, maar daar vergis je je in. Wanneer een klant of gast merkt dat er een slechte organisatie is, dat er te veel of juist te weinig personeel aanwezig is, of dat het personeel er overwerkt uitziet, geeft dat een hele slechte indruk. Belt een klant en moet hij of zijn een kwartier wachten voor er iemand aan de telefoon komt die daarna ook nog eens kortaf is (er zijn immers meer wachtenden), dan is de kans groot dat je die klant verliest. Een goede organisatie, een duidelijke planning en tevreden personeel zijn essentieel.
