Leidinggeven is een complexe taak die steeds vaker voorkomt in het bedrijfsleven. Een goed projectbeheer houdt in dat variabelen zoals kosten, kwaliteit, tijd en productiviteit worden geëvalueerd.
Projectmanagement is de toepassing van instrumenten, kennis en vaardigheden voor een efficiënte en effectieve uitvoering van de projecten van de organisatie. Het is een strategische competentie die organisaties in staat stelt bedrijfsdoelstellingen te verenigen met projectresultaten.
Om jouw projecten efficiënt en effectief te kunnen coördineren, is een goed managementplan onontbeerlijk. Hieronder vindt je 5 tips om een goed projectbeheer op te zetten.
1. Definieer jouw projectmanager
Eerst en vooral moet je een persoon aanwijzen om het werk van jouw project te beheren. Dit is een complexe leiderschapsrol met veel verantwoordelijkheden.
Planning samenstellen, kosten plannen, mensen aansturen, taken starten en afsluiten, scopes aanpassen en teams motiveren. Dit zijn enkele van de belangrijkste rollen van een projectmanager.
2. Een chronogram maken
Het opstellen van een planning met een zo gedetailleerd mogelijke scope is essentieel voor de succesvolle uitvoering van jouw project, ongeacht de kosten en de duur ervan.
Het is een planning om afwijkingen van de projectdoelstellingen te voorkomen en optimalisatie van de leveringstijd van producten en diensten aan klanten te genereren.
Maar, wat is een scope? Het gaat om de resultaten van het project, zoals kostenstaten, financiële verslagen en productiviteit indicatoren.
En wat is een schema? Het idee van een chronogram is de reikwijdte in fasen te verdelen en het aantal uren te schatten dat nodig is om elk van die fasen uit te voeren. Dit is een toepassing van de beroemde verdeel-en-heers strategie. Immers, hoe kleiner de werkpakketten, des te gemakkelijker is het om jouw projecten te beheren.
3. Controleer altijd de kosten
Kostenbewaking is precies weten hoeveel, wanneer en hoe we uitgeven aan de uitvoering van elk werkpakket van het project. Daarom is het altijd goed te bedenken dat we alleen het geld kunnen uitgeven dat we hebben. Elke kost die door de werkpakketten wordt gegenereerd, moet ten aanzien van de project sponsors worden verantwoord.
Wegwerpmateriaal, computerapparatuur, vergaderingen, uitbestede diensten, overuren en informatiesystemen zijn slechts enkele van de vele voorbeelden van financiële kosten van een project.
Wanneer je met jouw project begint, moet je de kosten van de werkpakketten begroten en voortdurend controleren. Aan het eind van jouw project is het de moeite waard een lijst van geleerde lessen op te stellen en te beoordelen of de baten opwegen tegen de kosten.
4. Stel realistische termijnen vast
Het leveren van producten en diensten binnen de met jouw klant afgesproken termijn voorkomt conflicten binnen het projectteam en verbetert de reputatie van jouw bedrijf op de markt.
Het behoud van de geloofwaardigheid van jouw project klanten is een garantie voor het voortbestaan en het concurrentievermogen van jouw organisatie. Het is belangrijk om vroeg in de week data vast te stellen voor de oplevering van project deliverables. Dit helpt de kans op vertragingen en onvoorziene gebeurtenissen te verkleinen.
Het is ook interessant om termijnen vast te stellen naar gelang van de eigenaardigheden van jouw team, om een duurzame en productieve werkomgeving te bevorderen. Als je binnen het project samenwerkt met externe partijen is het belangrijk om hier ook afspraken over te maken. Deze leg je vast in een samenwerkingsovereenkomst.
5. Vergader wekelijks met je team
Investeer in wekelijkse vergaderingen met jouw team om de voortgang van het project op de voet te volgen.
Communicatie is essentieel voor relaties met mensen. Jouw team moet precies begrijpen wat de eisen van het project zijn om lage productiviteit te voorkomen. Wekelijks vergaderen met jouw team zal u helpen te begrijpen wat de status van het project is en wat jouw belemmeringen en prioriteiten zijn.
Aan het eind van elke vergadering moet de manager realistische plannen opstellen om de eerder vastgestelde kosten en termijnen te halen. Het is interessant om alle vergaderingen met het team vast te leggen, zodat de projectmanager in de toekomst beschikt over een kennisbank met de lessen die hij tijdens het proces heeft geleerd.
